Julio-Agosto 2021

Alisson Batres, nuestra CEO de Organización, S. A. en Guatemala, habla de las enseñanzas que estos tiempos turbulentos le han dejado como arquitecta y diseñadora de eventos

Luego de 21 años en la industria de reuniones y eventos, Alisson Batres mantiene su convicción respecto al poder transformador de su trabajo, que se traduce en cosas como ver a los empresarios hablar bien de Guatemala, su país; crear empleos, facilitar la transferencia de conocimiento y dinamizar la economía.

Por eso como CEO de Organización, S. A. sigue empeñada en lograr que los eventos que llevan su sello tengan efecto positivo en las vidas de las personas y de los destinos. Este desafío se ha hecho para ella aún más difícil a causa de la pandemia de Covid-19, que frenó al mundo en seco.

“Pensé que esto sería pasajero”, admite al recordar los primeros días de la pandemia, en marzo del año pasado, cuando las actividades se paralizaron abruptamente en todo el planeta.

“Los técnicos, los encargados de la tecnología, antes no conocían al cliente, pero ahora son clave en el evento. Más que asesores, aportan a la organización” Alisson Batres, CEO de Organización S. A.

Esta reducción en la realización de eventos significó llevar a cabo tareas que se volvieron imprescindibles. Apareció el reto legal planteado por los contratos relacionados con las reuniones canceladas o pospuestas. “Esta ha sido una lección de vida para toda la industria”, asegura.

Para ella, la principal enseñanza ha sido tener que empaparse de los aspectos legales, lo que se tradujo en pasara horas con abogados para intentar resolver problemas que se produjeron a raíz de contratos con multas de un millón de dólares.

Con las dificultades apareció también la solidaridad. “Quien no era solidario era mal visto en la industria para siempre: quien no dio plazos, quien no dio la posibilidad de una renegociación”, cuenta.

Y al lado de la solidaridad creció el alcance de la virtualidad, un aspecto de las reuniones con el que Organización, S. A. no había trabajado antes de 2020. Por eso el reto fue aún más grande: lograr que los participantes en un evento vivieran una experiencia memorable, incluso si no estaban presentes donde este ocurría.

Esto -reflexiona- no es posible hacerlo de la misma manera como se hacía hasta hace dos años. Alisson Batres ha encontrado una solución: convertir el evento en híbrido y poner a funcionar la imaginación. “Hacemos kits de participación. Te registras y recibes cosas como una libra de café y una tarza para tomarlo al tiempo con los demás participantes durante el coffee break; o puedes disfrutar de sesiones de yoga virtual y yoga facial”, asegura la CEO de Organización S. A.

Otras opciones incluyen hacer un coctel de clausura mientras los asistentes al evento piden música online con el DJ y en sus casas, siguiendo las instrucciones de un mixólogo, preparan un coctel con la ginebra, la canela, la pimienta rosa y el romero que han recibido en el kit. “Estas son oportunidades en las que puedes incorporar a los virtuales”, opina Alisson Batres.

De este proceso, ella ha identificado beneficios como el aumento en el alcance de los eventos virtuales e híbridos. Un ejemplo es el Congreso Nacional de Psicología de Guatemala, que fue ciento por ciento virtual. “Se sobrepasó el doble del número de asistentes que se esperaban presencialmente, además de las ciudades que estuvieron representadas, así que la transferencia de conocimiento y su alcance fueron súper positivos durante el evento y después del mismo con las grabaciones”, manifiesta.

Diseño de Experiencias, informes de inteligencia empresarial y análisis posteriores al evento hacen parte del portafolio de servicios de Organización, S. A.

Una tendencia que para Alisson Batres es evidente es la creciente importancia del papel de quienes se encargan de la tecnología y del aspecto audiovisual de un evento.

“Antes el mayor egreso eran el salón y los gastos de alimentos y bebidas; hoy es la tecnología, por que necesitas el mejor streaming para transmitir en vivo. Necesitas producción, stage. Si no inviertes en el evento, no lo hagas”, sentencia.